Het inrichten van een cost management proces
In een recent artikel heb ik de verschillen beschreven tussen Cost Control en Cost Management. Cost Management beheerst kosten en resources over de verschillende niveaus en projecten van ondernemingen heen. De vraag is wat randvoorwaarden zijn om tot een goed Cost Management proces te komen. In dit artikel wordt hier dieper op ingegaan.
Technology
Nieuwe technieken hebben de bouw altijd vooruit gedreven. Bij de uitvoering van een bouwproject wordt steeds vaker technologie gebruikt. Niemand kijkt meer op als over een bouwproject een drone vliegt. Software voor 3D calculeren, BIM en planning oplossingen als Primavera en MS Projects zijn steeds vaker de gangbare standaard. Het toepassen van technologie leidt tot meer inzicht, een verbeterde productiviteit en daardoor tot tijds- en kostenvoordelen. Het is daarom opvallend dat bouwbedrijven geen koploper zijn in het omarmen van technieken die cost management ondersteunen. Bij grotere organisaties zitten er meerdere niveau’s tussen het grootboek en de projectuitvoering. Data stroomt langs verschillende afdelingen, niveau’s en fiatteringslagen. Niet zelden worden meerdere softwarepakketten die niet, of maar beperkt aansluiten. Bedrijfsonderdelen worstelen met het consolideren van data om deze integraal te kunnen beoordelen. Het gevolg is inconsistente data, handwerk en het ontbreken van essentiële stuurinformatie met als resultaat het verlies van kwaliteit en verhoogde risico’s voor de onderneming.
Een randvoorwaarde voor een goed Cost Management proces, is dat data - in goed Nederlands - a single version of the truth weergeeft. Enterprise Resource Planning-oplossingen (ERP) ondersteunen hierbij. Tegelijk zal niet ieder bedrijf een ERP-pakket willen gebruiken, of er voor kiezen deelprocessen via andere systemen te ondersteunen. De uitdaging is om alle de data uit
verschillende systemen samen te brengen. Bij bedrijven met een beperkte omvang kan dat nog met een goede data analyse of een gemiddelde BI-oplossing. Als een onderneming echter tientallen, of meer projecten jaarlijks draait, dan is software die alles consolideert bijna een randvoorwaarde. Die software moet dan aansluiten bij andere pakketten en data kunnen interpreteren. Bij VanMeijel zien we een enorme groei van gebruik van Metacom Projecten. Met eigen data en gegevens uit andere systemen, worden uniforme projectresultaten gerealiseerd en kunnen projecten onderling vergeleken worden.
Van Cost Control naar Cost Management
Projectgedreven ondernemingen doen er goed aan na te denken hoe zij hun focus kunnen verleggen van Cost Control naar Cost Management. Het resultaat van een project wordt mede bepaald door de mate waarin Cost Management een onderdeel is geworden van de bedrijfscultuur. Integraal denken en het beschikbaar maken van relevante gegevens tijdens iedere fase van een project, maar ook over projecten heen, draagt hieraan bij. Door data als basis te gebruiken voor en tijdens iedere projectfase, zullen risico’s en budgetoverschrijdingen zich minder vaak voordoen en kan pro-actief worden bijgestuurd in iedere fase van een project.
De noodzaak om ‘slimmer’ te gaan werken steeds vaker onderkend. Toch zetten nog lang niet alle bedrijven de stap naar Cost Management. Is er een angst voor verandering? Of zijn het de kosten? De kosten en tijd van een verandering worden vaak overschat versus de voordelen die Cost Management oplevert. Natuurlijk, de implementatie van software heeft impact op een organisatie en vergt tijd. Maar de voordelen van een geïntegreerde oplossing biedt, wegen snel op tegen de investering.
