Urenregistratie in Excel: 4 redenen waarom je daar nu mee moet stoppen
De urenregistratie in de bouw wordt nog heel vaak gedaan met urenbriefjes die worden ingevuld en vervolgens op kantoor worden overgetypt in Excel. Het lijkt de meest logische oplossing, om de papieren briefjes digitaal te maken. En daarbij is het een manier op je urenregistratie gratis te doen. Toch is urenregistratie met Excel niet de beste oplossing wanneer je efficiënt wil werken en faalkosten wil voorkomen. Maar waarom niet?
1. Het kost teveel tijd
Alle urenbriefjes overtypen in Excel kost heel veel tijd, te meer omdat die briefjes soms vuil geworden zijn of het handschrift moeilijk te lezen is. Vervolgens kost het ook nog eens tijd om de urenregistratie vanuit Excel weer richting de boekhouding of salarisadministratie te verwerken. Om nog maar niet te spreken van het invullen van de briefjes, wat door de medewerkers buiten moet worden gedaan en het feit dat die naar kantoor gebracht moeten worden. Dan hebben we ook nog overuren of uren op zaterdag die gesplitst moeten worden, omdat je te maken hebt met andere tarieven of uren die moeten worden doorbelast. Kortom, binnen een bouwbedrijf zijn verschillende medewerkers veel tijd kwijt aan de urenregistratie in Excel.
2. Het is foutgevoelig
Bij het overtypen kan er zomaar een fout insluipen. Of die 5 kan voor een 8 worden aangezien bij een moeilijk leesbaar handschrift. En wanneer er een keer iets niet klopt en je belt een medewerker op om te vragen hoe het zit, weet diegene vast niet meer precies hoe dat zat op die dinsdag van 3 weken geleden. Bij urenregistratie in Excel is een foutje dus zomaar gemaakt en wanneer je al die foutjes bij elkaar optelt, kan het zomaar om veel geld gaan.
3. Het ‘’praat’’ niet met andere systemen
Excel is niet geïntegreerd met andere systemen, oftewel het kan geen informatie uitwisselen met andere programma’s. Wanneer je dus uren registreert in excel betekent dat dat je moet knippen en plakken om de informatie vanuit Excel naar een boekhoudprogramma te krijgen, want dat gaat niet automatisch. Hierdoor is het ook lastig om analyses los te laten op je cijfers omdat ze over meerdere systemen of programma’s zijn verspreid.
4. Het is moeilijk om inzicht te krijgen
Verdien of verlies je geld op arbeid? Welke projecten liepen uit de pas door arbeid? Hoeveel meerwerk wordt er geregistreerd? Allemaal belangrijke vragen wanneer je graag lering uit je projecten wil trekken, maar lukt het ook om de antwoorden daarop uit de urenregistratie in Excel te halen? Dat is waarschijnlijk niet onmogelijk maar naast dat je daarvoor erg goed moet zijn met dit programma, zou het ook ontzettend veel tijd kosten.
Maar hoe pak je het dan wel aan met urenregistratie in de bouw?
Wanneer je hier software voor gebruikt, die speciaal ontwikkeld is voor de bouw, levert dit je vele voordelen op. Je kunt ontzettend veel tijd besparen, door het hele proces van urenregistratie digitaal te maken. Het scheelt zowel tijd voor de mensen buiten, wanneer ze op een mobiel of tablet hun uren kunnen registreren, als voor de medewerkers binnen, die alles snel compleet hebben en niets over hoeven typen.
Daarnaast kun je meerwerk beter registreren en kun je fouten voorkomen. Dit gaat je veel tijdsbesparing en dus kostenbesparing opleveren, wat het verschil kan maken tussen winst of verlies op je project.
Bekijk eens de urenregistratie oplossing of neem contact met ons op om aan de slag te gaan met digitale urenregistratie.
