Wat is er mis met spreadsheets voor projectbewaking?

Waarom kan dit zo snel gebeuren?

Daar zijn een aantal redenen voor aan te merken. De belangrijkste is dat de wereld om ons heen zeer snel verandert. Dit geldt misschien wel het meest op technologisch gebied, waar veel bedrijven dan ook achterlopen. Hierdoor stuurt het management niet altijd op de juiste informatie. Simpelweg omdat informatie te laat beschikbaar is of niet voorziet in de juiste behoefte. Het ERP-systeem dat deze informatie heeft aangeleverd is alweer enkele jaren geleden geïmplementeerd. En het aanpassen van dat ERP-systeem aan de vraag van vandaag vraagt investering van tijd en geld, waardoor het liever nog even wordt uitgesteld.

Wat betekent dit voor projectbewaking?

Ook bij projecten is er sprake van het gebruik van technologie en de mate waarin de juiste informatie beschikbaar is. Ook kan gebruik van technologie gedurende het project al verouderd kan zijn. Daarom moet ook bij het bewaken van projecten sprake zijn van tijdige, accurate informatie welke voldoet aan de behoefte. En niet alleen aan de behoefte van gisteren, maar zeker aan de behoefte van vandaag en van morgen. Dit vraagt om een flexibele aanpak. De projectbewaking moet niet 'in beton gegoten zijn', maar juist flexibel van aard. Wat is in de praktijk nu flexibeler dan spreadsheets?

Betekent dat projectbewaking per definitie met behulp van spreadsheets moet gebeuren?

Nee, dat is niet de oplossing. Spreadsheets zijn flexibel, daar is geen discussie over mogelijk. Maar naast flexibiliteit is er een belangrijk kenmerk waar spreadsheets niet aan kunnen voldoen. Bouwbedrijven voeren niet één project uit, maar gelijktijdig een groot scala aan projecten. Elk van deze projecten staat op zich, bevindt zich in zijn eigen fase, met een eigen budget, doorlooptijd, scope enzovoort. Op bedrijfsniveau is het van het grootste belang dat deze projecten op dezelfde wijze gerapporteerd worden. Niet alleen op het gebied van presentatie, maar zeker op het gebied van interpretatie. Projecten moeten met elkaar vergeleken kunnen worden, kengetallen moeten gelden voor elk project, zodat hierdoor op eenvoudige wijze afwijkingen geconstateerd kunnen worden en tijdig kan worden bijgestuurd.

Daarnaast kunnen spreadsheets niet ‘’praten’’ met andere systemen, waardoor er veel moet worden geknipt en -plakt of worden overgetypt. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. En dat terwijl projectbewaking juist vraagt om snel bij kunnen sturen. Dat is natuurlijk alleen mogelijk wanneer je snel over de juiste informatie beschikt!

Hoe zorg je dan wel voor goede projectbewaking?

Goede projectbewaking is daarom gestoeld op twee belangrijke pijlers. Ten eerste de juiste organisatie en werkwijze, zodat informatie tijdig wordt aangeleverd. Daarnaast het juiste gereedschap, om de projectbewaking aan te laten sluiten met de behoefte van de organisatie, waarmee het mogelijk is om aan een veranderende vraag te kunnen voldoen. Projectbewaking moet tegen lage kosten aan te passen zijn aan de behoefte van vandaag, waarbij gewaarborgd blijft dat deze aanpassingen gelden voor alle projecten.

Lees hier alles over een goede projectbewaking.