Vaarkamp gaat voor de toekomst met VanMeijel
Deze maand is er weer een nieuwe klant bijgekomen: We heten Vaarkamp van harte welkom! Vaarkamp is voornamelijk werkzaam aan verschillende projecten in de openbare ruimte. Groenaanleg, - onderhoud , boomverzorging, bestratings- en rioleringswerk en het maaien van watergangen.
Eind 2020 zijn Vaarkamp en VanMeijel met elkaar in gesprek gekomen over verschillende automatiseringsvraagstukken. Vaarkamp wilde de processen tussen kantoor en de buitendienst gaan professionaliseren en digitaliseren. Nu, 3 jaar verder en na veel overleg kiest Vaarkamp voor VanMeijel! Vaarkamp gaat met verschillende modules aan de slag, waaronder autorisatie inkoopfacturen (IFA), weekstaat en digitale werkbonnen.
Papierloos Werken
Urenbriefjes, ze moeten allemaal ingevuld worden, ingeleverd bij de administratie en vervolgens verwerkt worden in een systeem. In de praktijk betekent dit: overtypen. Een tijdrovende klus waarbij een foutje zo gemaakt is, om nog maar te zwijgen over kwijtgeraakte briefjes of onleesbare briefjes. En naast urenbriefjes wordt er ook vaak gewerkt met werkbonnen, inkoopfacturen, bonnen of begeleidingsbrieven. Een hele hoop papier, dat het werken soms onoverzichtelijk maakt, veel handmatig en dubbel werk geeft, het risico op fouten hoog maakt en daarbij is het ook niet zo duurzaam.Door per proces de papierstroom om te zetten in een digitaal werkproces, wordt papierloos werken bereikbaar. Door bijvoorbeeld het urenbriefje om te zetten in een digitaal formulier, dat overal ingevuld kan worden en vervolgens meteen beschikbaar is voor de administratie. Met de module digitale werkbonnen en de weekstaat, kunnen werknemers buiten bij projecten eenvoudig hun uren doorvoeren via een telefoon of tablet. Zo blijft alles overzichtelijk op één plek, zonder papier en voorkomt het meteen onduidelijkheid in gewerkte uren.
Snelle facturatie
De IFA (inkoopfactuurafhandeling) package is ontwikkeld voor een snelle autorisatie van de inkoopfacturen. De package zorgt voor een volledig digitaal proces en geeft gebruikers eenvoudig inzicht in waar de factuur zich in het proces bevindt. Bijvoorbeeld als een project klaar is. Er wordt een factuur gemaakt, dit kan handmatig of vanuit de werkopdracht, de factuur komt vervolgens direct in het systeem van de andere afdeling terecht die de factuur kan goedkeuren.
Digitaal samenwerken
Dit digitale proces bespaart veel manuren. Digitalisering maakt de taken een stuk efficiënter, van overschrijven en controle van gewerkte uren, tot het complete proces rondom facturatie!
