Reko is live met package externe bon op Aero
Reko Raalte is een familiebedrijf dat dit jaar haar 55e jubileum mag vieren en waar inmiddels de derde generatie werkzaam is in de organisatie. Met haar circa 75 medewerkers verricht Reko werkzaamheden in de wegenbouw, grondverzet en transport. Daarnaast is Reko Raalte onder andere actief in de asbestsanering, (circulaire) sloop, bodemsanering, afvalverwerking, de exploitatie van een zandwinning en de handel in zand en menggranulaat. Reko wil de hoeveelheid papier op kantoor verminderen en efficiënter kunnen werken.
Lourens Riemens is in zijn functie van controller verantwoordelijk voor de financiële administratie, personeelszaken, salarisadministratie en automatisering. Lourens vertelt: "Begin dit jaar zijn we begonnen met de implementatie van IFA Online, oftewel de digitale inkoopfactuur afhandeling, waardoor de hoeveelheid papier op kantoor nog verder is verminderd. Dit traject is naar tevredenheid verlopen. Daarom zijn we meteen daarna gestart met de implementatie van de externe bon op Aero.’’
Externe bonnen digitaliseren
Het digitaliseren van externe bonnen binnen Metacom vereenvoudigt en versnelt het proces. Online kan je altijd en overal nieuwe externe bonnen aanmaken en beheren, ook op basis van inkooporder of contract. De externe bonnen kunnen, indien nodig, door een collega worden gefiatteerd en vervolgens eenvoudig naar de leverancier worden gemaild. En dat allemaal op je tablet of telefoon.
Voor het implementatieproces is één van de uitvoerders als testgebruiker aangemaakt zodat aanpassingen in de testadministratie gelijk beoordeeld konden worden. Doordat er weinig aanpassingen nodig waren kon Reko vrij snel live gaan met de externe bon. Lourens: ‘’Het grootste voordeel van de externe bon op Aero is de snelheid waarmee de kosten in de kostenoverzichten verwerkt kunnen zijn, namelijk direct na de verwerking van de externe bon. Het aanmaken en verzending van de externe bon gaat sneller dan het op papier uitschrijven en vervolgens scannen en mailen van deze bon. Daarnaast is de administratieve verwerking sneller, omdat de factuur wordt afgeboekt op een externe bon.’’
Ook vanuit de uitvoerders zijn de berichten positief, vertelt Lourens. ‘’Het aanmaken van de externe bon in Aero gaat sneller dan op papier en het is gebruiksvriendelijk. Het gebruik van de externe bon is heel goed ontvangen binnen onze organisatie en deze uitbreiding heeft een positieve uitwerking op de productiviteit.’’ Zo werkt Reko weer een stukje slimmer, leuker en efficiënter.
